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【マーケティングコラム第2回】セミナー予約管理をさらに便利に。WEB予約システム導入のメリット3選 #マーケティングコラム


セミナー主催をする上で、予約の管理は必須業務です。

セミナー予約の電話やメールを受けたり、予約管理表に記載したり、キャンセル対応をしたりと、日常的なルーティンがあるはずです。もし、その決まりきった作業が「1日たった1時間」程度だとしても、それが「1日たった5分」になったらどうですか?


1.煩雑な予約処理の手間が省ける

予約システムを導入していない会社さんの予約対応のメインは、メールや電話対応が一般的です。

例えば、メール対応であれば、お客様から「●月●日●時のセミナーを受講したい」とのお問合せをいただいただき、 予約表を確認し「わかりました。予約を承ります」と返信をし、予約表にお客様の「お名前、連絡先、日時」などを記入し管理をします。

 正直、担当者はとてもめんどくさいですよね。

 さらに、予約がいっぱいの場合には、「その日は満席のため、他の日でいかがですか?」「●月●日はどうですか?」「その日も満席です。●月●日●時はいかがですか?」などのやり取りを追加で行います。

後日、予約のキャンセルや日時変更などが発生した場合には、さらに同じやりとりの繰り返しです。業務時間がどれだけあっても、追いつかなくなり、何名かの専任担当が必要になる場合もあります。

WEB予約を導入すると、空いているセミナー枠をサイト上に表示することができ、お客様がその空き枠を見てセミナー予約をしてくれるので、上記のような無駄なやりとりがまったく発生しなくなります。

キャンセルに関しても、ユーザー本人が行うことができます。

これは、セミナーを主催する会社さんにとって、大きな業務削減になります。

予約システムを導入すれば先ほど言った無駄なメール対応に加えて、電話対応もかなり少なくなるはずです。予約システムを導入することによって、予約受付の担当として働いている人たちは他の業務に力を入れることができます。


2.見込み客を逃さない

WEB予約システムは24時間365日、お客様からの予約を受け付けることができます。

対して、電話受付のみだと営業時間だけしか予約を受け付けることができません。お客様が予約をしたいというタイミングで、予約をすることができる環境が整っているかということが、成約率を上げるには非常に大事になってきます。

仕事帰りの電車の中、ふと新しいエステ技術が気になってセミナー検索・・・しかし、そんなときに限って申し込み受付時間外。翌日には電話することをすっかり忘れていた。

なんてことは、大いにあり得ることです。

こういった層を逃さないためにも、WEB予約システムを導入すると効果がありそうです。


3.予約の漏れを防ぐことができる

 電話で予約を受け付けると、電話対応するのは人です。人である限り、受け付けた予約を書き忘れたり、日程を間違えて予約をしてしまう可能性があります。 こういったことが起きてしまうと、お客様を不便・不快な思いにさせてしまったり、今後セミナーに申し込みしてもらえなくなったりします。 

予約システムを導入し、予約管理を自動的に任せることができるようになることで、これらの悩みを解決することができます。

「エステの学び方」では 申し込み後に、自動メールが送信されますので、お客様自身が内容を確認することが出来るので、予約受付者の対応ミスによる予約漏れや予約間違いは発生しません。




WEB予約管理システム導入のメリットとして、予約管理の手間削減、見込み客を逃さない、管理者のミス削減について触れましたが、お客様の中には電話で予約をしたほうが安心感があっていいと考えていらっしゃる方もいます。

web予約と電話予約を両方採用するなど、お客様のニーズによって臨機応変に対応することが必要です。

メリットが多く、デメリットが少ないからと言ってむやみやたらにWEB予約システムを導入してしまうのはよくありません。

この記事をもう1度じっくり読んで、自分たちが提供しているサービスや商品を考慮し、本当にWEB予約システムを導入したほうが効果が上がるのかを考える必要があります。

「エステの学び方」は、通常プランは無料で利用できます。

どんなメリットを感じられるかを試してみたいという企業様やセミナー主催者様は、ぜひお試しください。

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